Hối phiếu, một thuật ngữ có vẻ xa lạ với nhiều người, thực chất là một công cụ tài chính quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là thương mại quốc tế. Vậy hối phiếu là gì? Cách lập một hối phiếu như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Hối phiếu là gì?

Hối phiếu có tên tiếng Anh là Bill of Exchange hoặc Draft, là một văn bản xác nhận khoản vay ngắn hạn. Trong trường hợp này, người đi vay (người lập hối phiếu) phải trả nợ cho người cho vay khi nhận được hối phiếu đòi nợ hoặc khi đến hạn.

Hối phiếu sẽ có giá trị thương lượng và được chiết khấu (bán với giá thấp hơn mệnh giá) theo lãi suất thị trường ngắn hạn sau khi các bên trong hợp đồng đã chấp nhận.

Thời hạn tối đa để phát hành hối phiếu là 6 tháng. Chính phủ phát hành tín phiếu kho bạc, một loại hối phiếu đặc biệt, để trả nợ ngắn hạn.

Lịch sử hình thành Bill of exchange

Các thương gia Ý bắt đầu sử dụng chứng chỉ nợ hoặc chứng chỉ trao đổi như một hình thức thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ của họ vào khoảng thế kỷ 12. Chứng chỉ trao đổi này có chức năng tương tự như một lời hứa hoàn trả cho người nhận. Bạn sử dụng nội tệ cho mục đích trong nước và nội tệ cho mục đích nước ngoài.

Mặc dù chúng phổ biến hơn vào thế kỷ 14, nhưng hối phiếu đã trở nên phổ biến như một hình thức thanh toán thương mại trong và ngoài nước vào thế kỷ 16 vì tính chuyển nhượng.

Hiệp ước quốc tế liên quan đến hối phối đã được thảo luận và thông qua tại các hội nghị xuyên quốc gia, hội nghị vĩ mô lớn nhất thế giới. Tuy nhiên, hối phiếu không được quốc tế hóa cho đến Đại hội đồng Liên hợp quốc lần thứ 43 vào ngày 9 tháng 12 năm 1988.

Đặc điểm, vai trò của hối phiếu

Đặc điểm hối phiếu

Việc tìm ra những đặc điểm và mục đích của hối phiếu là cần thiết để xác định xem giấy chứng nhận khoản vay có phải là một hối phiếu hay không.

• Tính bắt buộc: Lệnh thanh toán không có điều kiện được gọi là hối phiếu. Người trả tiền phải thanh toán theo đúng điều khoản ghi trên hối phiếu và không được hoãn, từ chối thanh toán vì bất kỳ lý do gì, trừ trường hợp hối phiếu vi phạm pháp luật hiện hành.
• Tính trừu tượng: Chỉ có số tiền phải trả và thông tin liên quan đến việc trả nợ mới được hiển thị trên hối phiếu đòi nợ. Hiệu lực pháp lý của hối phiếu cũng không bị hạn chế bởi lý do căn bản đằng sau việc tạo ra nó.
• Tính lưu thông: Tùy theo thời hạn, hối phiếu có thể được chuyển nhượng một lần hoặc nhiều lần.

Vai trò hối phiếu

Việc tạo ra hối phiếu sẽ loại bỏ sự không chắc chắn trong thương mại, đặc biệt khi giao dịch nước ngoài, trường hợp người mua mang quá nhiều tiền mặt để trang trải chi phí hàng hóa.

Người bán không phải mất nhiều thời gian đi đòi nợ vì tính bắt buộc của hối phiếu. Trừ trường hợp hối phiếu đòi nợ không hợp lý hoặc trái với các điều khoản của Hiệp ước quốc tế, người mua có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán.

Ý nghĩa, chức năng của hối phiếu

Ý nghĩa hối phiếu

Phương thức thanh toán xuất nhập khẩu phổ biến nhất là hối phiếu, được liên kết với các hình thức thanh toán quốc tế như ủy thác thu và L/C.

Hối phiếu có thể được chiết khấu tại ngân hàng, được mua bán trên thị trường tiền tệ như bất kỳ loại hàng hóa nào khác và được chuyển từ người này sang người khác, giống như một công cụ lưu thông tín dụng.

Chức năng hối phiếu

• Phương tiện thanh toán: Một chứng từ đặt hàng được gọi là hối phiếu tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển tiền của người mua cho người bán và yêu cầu thanh toán của người bán từ nhà nhập khẩu.
• Phương tiện đảm bảo: Vì hối phiếu là một tài liệu có giá trị nên nó có thể được sử dụng để thế chấp, cầm cố, mua bán.
• Phương tiện tín dụng: Hối phiếu là một chứng từ có giá trị được sử dụng làm công cụ tín dụng ngân hàng hoặc giao dịch thương mại.

4 loại hối phiếu cơ bản hiện nay

Sau khi hiểu rõ hối phiếu là gì, bạn cần phân loại được hối phiếu dựa vào đặc điểm sau:

Dựa vào thời gian thanh toán

Căn cứ vào thời hạn thanh toán, hối phiếu bao gồm 2 loại chính:

• Hối phiếu trả ngay (At sight Bill): Sau khi nhận được hối phiếu, người bị ký phát phải thanh toán ngay. Tuy nhiên, thanh toán thường được chấp nhận trong vòng hai ngày làm việc kể từ ngày phát hành hối phiếu.
• Hối phiếu kỳ hạn (Usance bill/Time bill): Thời hạn thanh toán do người ký phát quy định. Thông thường, người bị ký phát sẽ chấp nhận hối phiếu sau khi người thụ hưởng xuất trình.

Dựa vào chứng từ đi kèm

Căn cứ vào chứng từ đi kèm, hối phiếu bao gồm 2 loại sau:

• Hối phiếu trơn (Clean Bill): Chứng từ thương mại không có hối phiếu.
• Hối phiếu kèm chứng từ (Documentary Bill): Chứng từ thương mại có hối phiếu.
• • Hối phiếu có chứng từ trả tiền ngay (D/P – Document against Payment)
  • Hối phiếu có chứng từ chấp nhận (D/A – Document against Acceptance)

Dựa vào tính chuyển nhượng

Căn cứ vào tính chuyển nhượng, hối phiếu chia thành 3 loại sau:

• Hối phiếu đích danh (Nominal Bill): Trên hối phiếu ghi tên người thụ hưởng.
• Hối phiếu vô danh (Holder or Bearer Bill): Người thụ hưởng không được nêu rõ ràng, thay vào đó, chỉ cần viết “trả theo…” hoặc “trả theo yêu cầu…” Người thụ hưởng cũng có thể là người nắm giữ hối phiếu đòi nợ.
• Hối phiếu chuyển nhượng theo lệnh (Order Bill): Hối phiếu chuyển nhượng bằng hình thức ký hậu. Trên hối phiếu phải ghi rõ ràng nội dung “Trả tiền theo lệnh của ông X (Pay to the Order of Mr.X” (X là tên của cá nhân).

Dựa vào người ký phát hối phiếu

Căn cứ vào người ký phát hối phiếu được phân thành 2 loại:

• Hối phiếu thương mại (Trade Bill): Người xuất khẩu/người cho vay sử dụng hối phiếu để yêu cầu người nhập khẩu hoặc ngân hàng mở L/C thanh toán trong giao dịch kinh doanh.
• Hối phiếu ngân hàng (Bank Draft): Hối phiếu ngân hàng quy định ngân hàng đại lý phải trả một số tiền cụ thể cho cá nhân có tên trên hối phiếu.

Các chủ thể tham gia giao dịch hối phiếu

Khi có sự tham gia của các chủ thể sau, giao dịch hối phiếu mới được xem là hoàn chỉnh:

• Người ký phát hối phiếu (Drawer): Bên nhận tiền có thể là nhà xuất khẩu, nhà cung cấp dịch vụ, người bán…
• Người bị ký phát (Drawee): Họ có thể là người nhập hàng hoặc chịu trách nhiệm thanh toán.
• Người hưởng lợi (Beneficiary): Người nhận được tiền thanh toán.
• Người chấp nhận (Acceptor): Người bị ký phát chấp nhận hối phiếu phải thanh toán
• Người chuyển nhượng (Endorser): Người chuyển giao hoặc chuyển nhượng một hối phiếu cho một cá nhân khác, tức là chuyển giao quyền hưởng lợi từ hối phiếu đó.
• Người cầm phiếu (Holder or Bearer): Người nhận hối phiếu sau khi nó đã được thanh toán.

Quy trình lập một mẫu hối phiếu hoàn chỉnh

Để lập một hối phiếu hoàn chỉnh, bạn cần điền đầy đủ các thông tin sau:

Số hối phiếu và tiêu đề

• Việc ghi rõ “Bill of Exchange” hoặc “Draft” trong tiêu đề hối phiếu là bắt buộc theo ULB 1930 và pháp luật Việt Nam. Hối phiếu ngay lập tức bị vô hiệu nếu không có dòng này.
• Mỗi hối phiếu phải được đánh số. Mặc dù thiếu quy định cụ thể về ghi số hối phiếu nhưng sẽ có các phương pháp thể hiện số trong thanh toán L/C theo từng tiêu chuẩn riêng biệt.

Số tiền ghi trên hối phiếu

Số tiền ghi trên hối phiếu phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Viết rõ ràng số tiền cùng một loại tiền tệ bằng cả chữ và số.
• Hối phiếu được coi là không hợp lệ theo ISBP và luật CCCN của Trung Quốc nếu số tiền ghi trên đó khác nhau giữa chữ và số.
• Việc thanh toán sẽ được thực hiện theo số tiền bằng chữ nếu số tiền bằng số và số tiền bằng chữ khác nhau (theo luật ULB 1930, luật Anh và Mỹ và luật CCCN của Việt Nam).

Địa chỉ và tên của cá nhân được ký phát hối phiếu

• Người chịu trách nhiệm trả nợ, được gọi là người bị ký phát, phải cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và chi tiết.
• Khi thanh toán bằng L/C, người nhập khẩu hoặc ngân hàng phát hành L/C có thể được ghi là người nhận hối phiếu cùng với tên và địa chỉ của họ.

Thời gian thanh toán

Trong phần thời hạn thanh toán có ghi rõ hối phiếu thanh toán ngay hay thanh toán theo kỳ hạn tùy theo thỏa thuận giữa người ký phát và người bị ký phát.

Một số cách để xác định các thời gian thanh toán trên hối phiếu bao gồm:

• Payable at Sight: Thanh toán ngay
• Payable on Presentation: Thanh toán khi xuất trình hối phiếu.
• Payable on Demand: Thanh toán khi được yêu cầu.
• At X Days After Sight of This: Sau X ngày kể từ ngày ký phát.
• At X Days After Acceptance: Sau X ngày kể từ ngày hối phiếu được chấp nhận.
• At X Days After BL Date of This: Sau X ngày kể từ ngày ký vận đơn.
• At X Days After Shipment Date of This: Sau X ngày giao hàng.

Tên người thụ hưởng

Trong trường hợp này, người thụ hưởng có thể là người giữ hối phiếu hoặc có thể là người ký phát, dù nó được chuyển giao bằng tay hay chuyển nhượng (ký hậu).

Thời gian, địa điểm ký phát hối phiếu

Trước khi ký phát hối phiếu, bạn cần lưu ý các thông tin sau:

• Địa điểm ký phát hối phiếu: Đây là nền tảng để tham khảo luật pháp hiện hành và rất quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế. Vì vậy, địa điểm phải được ghi chính xác và khớp với vị trí lập hối phiếu.
• Thời gian ký phát: Ngày soạn thảo phải sau ngày lập hóa đơn và ngày mở L/C nhưng vẫn trong thời hạn hiệu lực của L/C.

Thông tin người ký phát hối phiếu

• Tên và địa chỉ người ký phát: Cá nhân này phải thực hiện thanh toán hối phiếu. Người ký phát phải trả tiền cho người thụ hưởng nếu người bị ký phát từ chối chấp nhận thanh toán.
• Chữ ký người ký phát: Chữ ký này tượng trưng cho trách nhiệm, quyền lực và khả năng pháp lý đối với hoạt động của công ty. Cần phải có chữ ký trực tiếp và viết tay.

Tóm lại, hối phiếu là một một công cụ tài chính quan trọng, có vai trò thiết yếu trong hoạt động thương mại, đặc biệt là các giao dịch quốc tế. Tuy nhiên, để sử dụng hối phiếu một cách hiệu quả và an toàn, trước tiên các bên tham gia phải tìm hiểu các quy định pháp luật liên quan và lựa chọn hình thức hối phiếu phù hợp cho giao dịch. Mong rằng, qua bài viết của Sanuytin.com giúp cho bạn hiểu rõ hơn về hối phiếu là gì?